به گزارش روابط عمومی بانک مرکزی اخيرا اداره مطالعات و سازمانهای بين المللی گزارشی را تحت عنوان "مديريت ارائه اطلاعات" تهيه نموده است. در اين گزارش، به موانع فزاينده برای ذخيره اطلاعات در بلندمدت در کنار وجود شرايط اقتصادی حاد که موجب کنترل شديد بودجه می گردد، برای سازمانهايی که بويژه مسئوليت ارائه خدمات مالی را بعهده دارند نظير کميته بال، استانداردهای بين المللی حسابرسی (IAS)،  Sarbanes Oxley ، سازمان نظارت بر امور مالی انگليس (FSA)، اشاره شده است که عمدتا اين مشکلات در زمينه ارائه اطلاعات، نظارت و تدوين قوانين می باشند که تبديل به موانع فزاينده ای برای ذخيره اطلاعات در بلند مدت شده اند.

طبق اين گزارش، قوانين متعددی که برای بخش بانکی اعمال می گردد مستلزم ارزيابی دقيق رويه های مديريت اطلاعات می باشد از جمله اينکه:

• چه اطلاعاتی بايد ذخير شوند،
• اطلاعات چگونه طبقه بندی گردند،
• اطلاعات در چه سامانه هايی بايد نگهداری شوند،
• اطلاعات در دسترس چه کسانی قرار گيرد،
• تا چه مدت اطلاعات نگهداشته شوند،
• با چه سرعتی اطلاعات در دسترس قرار گيرند،
• در پايان دوره استفاده از اطلاعات، چگونه اطلاعات بايگانی يا حذف شوند،

به منظور برآوردن الزامات تعيين شده سازمانهای ارائه دهنده خدمات مالی که نيازمند دسترسی به اطلاعات مربوط برای مدت زمان طولانی (گاهی نامشخص) هستند ضروری است که اطلاعات را در مدت دوره استفاده شان (چرخه حيات) مديريت نمود. ارزش اطلاعات نگهداری شده در طول مدت استفاده از آنها بسيار متفاوت است بطوريکه سرعت لازم در دسترسی به آنها نيز متفاوت است.

باتوجه به افزايِش تقاضای سازمانها بمنظور ذخيره نمودن حجم درحال رشد اطلاعات برای زمان طولانی بعيد است سازمانها قادر به ذخيره نمودن تمامی چنين اطلاعاتی بعلت  هزينه بسيِار بالای آن باشند.

در حال حاضر نرم افزار مديريت ذخيره اطلاعات، امکان انتقال اطلاعات ميان سامانه های مختلف ذخيره سازی با عملکرد و مشخصه های هزينه ای متفاوت را فراهم می آورد. اين موضوع، امکان جابجايی ميان سامانه های مختلف ذخيره سازی مطابق با نيازهای مختلف بخش تجاری را در دسترسی به اطلاعات، فراهم می آورد.

اين رويکرد بعنوان مديريت چرخه استفاده از اطلاعات يا ILM، در واقع به کليه مراحل زيرساختی و اصول مديريت نگهداری اطلاعات در محيط  Mainframe می پردازد.

مديريت چرخه استفاده از اطلاعات (Information Lifecycle Management)

مفهوم مديريِت چرخه استفاده از اطلاعات که اغلب تحتILM اشاره می گرددبه مديريت، اين امکان و تضمين را می دهد که در يک چارچوب زمانی خاص قانونی، اطلاعات مفيد در دسترس قرار گيرد. به اين ترتيب ذخيره اطلاعات مفيد، مديريت اطلاعات و مديريت آن در طول دوره استفاده از اطلاعات، در کانون تمامی راه حل ها در مورد چالش های مقرراتی و پوششی قرار دارد.

مديرِيت چرخه استفاده از اطلاعات نقش مهمی درکمک به سازمانها دربرآوردزمان لازم برای نگهداری اطلاعات وتعهدات پوششی آنها ايِفا می نمايد.مراحل مديِريت چرخه استفاده از اطلاعات شامل:

• حصول اطمينان ازشناخت ودرک کامل اطلاعات موردبحث وطبقه بندی تاثير آنهابراطلاعات موجود وکنترل آنها
• فهرست بندی وطبقه بندی اطلاعات نگهداری شده (درمناسب ترين سامانه ذخيره سازی با حداقل هزينه)
• طبقه بندی سامانه اصلی ذخيره سازی به طبقاتی باعملکرد وايمنی مشخص

بر اساس ديدگاه  ILM نه تنها شالوده ذخيره سازی به منظور برآوردن نيازهای سازمان مناسب است بلکه هر فردی که در موسسه کار می کند به اهميت کار، مطابق با رويه های مناسب واقف خواهد شد.

بدون در نظر داشتن يک ديدگاه ILM کافی و کارا، بعيد به نظر می رسد که سازمانها قادر به برآوردن تعهداتشان بدون تحميل فشار زياد روی کارکنان و ايجاد هزينه های اضافی باشند. در اين ميان، زيرساختهای باز و ساده ذخيره سازی اطلاعات، نرم افزار مناسب برای مديريت ذخيره سازی، تعريف صحيح، طبقه بندی اطلاعات پالايش شده و سياستهای مديريتی، بر ارزشمندی سيستم خواهند افزود.